Ugostiteljski posao je baziran na pred definiranim artiklima. Artikle definiramo sukladno svojim željama i pogledima na vođenje poslovanja. O pripremi i definiciji artikala ovisi koliko uspješno ćete moći pratiti svoje poslovanje. U slučaju da definiciju ne napravite kako spada možete doći u situaciju da vam program samo komplicira život umjesto da ga pojednostavljuje.
Uvod
- Na prvi pogled situacija je jasna. Imate artikle koje prodajete gostima. Oni imaju cijenu, pripadaju nekoj prodajnoj grupi preko koje dobijaju poreze, pripadaju nekoj grupi na tipkovnici (ekranu) preko koje će ih konobar odabrati i staviti na račun. Takvi artikli se pojavljuju na cjeniku sa svojim imenom koje izlazi na bloku računa. Ove artikle ćemo zvati PRODAJNI ARTIKLI.
Prodajni artikli, osnovni artikli
- Definicijom gore spomenutih artikala riješili smo prodaju. Konobari mogu raditi, gosti dobijaju račune. Za razliku od trgovine u ugostiteljstvu “pripremamo prodajne artikle”. To znači da nam ono što prodajemo često nije jednako onome što kupujemo. Pogledajmo na primjeru kave. naš Prodajni artikl se zove Espresso kava i ima cijenu 8 kn i spada u grupu Napitci, a konobar na blagajni artikl nalazi uz pomoć grupe na tipkovnici Napitci (naziv je slučajno isti kao i kod prodajne grupe) te možemo reći gdje izlazi blok za narudžbu tj. na kojem skladištu ide rasknjiženje, što definiramo Mjestom izdavanja.
- Ali što vodimo na skladištu? Sigurno ne porciju Espresso kave nego na skladištu pratimo Kavu i to u kg. Taj artikl, Kava kg, zovemo OSNOVNI ARTIKL. Njega vidimo na skladištu u nekoj jedinici, ta jedinica može biti u nekoj relaciji sa standardnim jedinicom (npr. Boca = 0,5 litara). Te artikle grupiramo u Osnovne grupe koje će nam sa sobom donijeti poreze i omogućiti nam lakše snalaženje u listama.
- Do sada je sve super, ali sigurno ste se pitali kako uspostavljate vezu između Prodajnog artikla Espresso kava i Osnovnog artikla Kava. Vrlo jednostavnu vezu definiramo preko NORMATIVA u koji stavimo Osnovne artikle koje ćemo skinuti sa skladišta za svaki prodani Prodajni artikl prema navedenoj količini.
Normativi
- U našem slučaju ćemo u normativ staviti Kava 0,008 kg (8 g kave za svaki espresso). Ukoliko želimo pratiti i utrošak šećera u normativ ćemo dodati i dvije vrećice Šećera koji možemo voditi u kg ili u vrećicama. Na kraju ćemo dobiti definiciju:
| PRODAJNI ARTIKL | NORMATIV | KOLIČINA | VRSTA ARTIKLA |
|---|---|---|---|
| Espresso kava | Prodajni | ||
| Kava (kg) | 0,008 | Osnovni | |
| Šećer {vrećica} | 2 | Osnovni |
- Izvrsno! A možemo li u normativ staviti već definirani Prodajni artikl i koristiti njegov normativ? Naravno! Pogledajmo to na primjeru Kave s mlijekom:
| PRODAJNI ARTIKL | NORMATIV | KOLIČINA | VRSTA ARTIKLA |
|---|---|---|---|
| Kava s mlijekom | Prodajni | ||
| Espresso kava | 1 | Prodajni | |
| Mlijeko (litra) | 0,02 | Osnovni |
- U ovom primjeru vidimo da će za svaku prodanu Kavu s mlijekom sa skladišta biti skinuto 0,02 l Mlijeka i ono što se skida kad prodamo Espresso kavu (0,008 kg Kave i 2 vrećice Šećera).
Ovakve definicije su nam jako praktične jer promjenom normativa Espresso kave automatski se mijenjaju i normativ Kave s mlijekom. Na isti način možemo definirati osnovnu Pizza-u koju ćemo stavljati u normativ svih ostalih Pizza. Ako želimo nešto promijeniti na svima to ćemo napraviti samo na osnovnoj Pizza-i, a normativi će se promijeiti na svima koje je koriste u normativu.
Artikli bez normativa
- Ovo izgleda jasno, ali što je sa stvarima koje nisu složene? Zašto bi npr. za Coca Colu definirali dva artikla samo zato da bi ih povezali u normativu? Pitanje je na mjestu. U GM-u imamo mogućnost odrediti da artikl u isto vrijeme može biti i Prodajni i Osnovni. Takav artikl je sam sebi normativ i dodatne definicije nisu potrebne.
- Kako ćemo to napraviti? Jednostavno, označit ćemo artikl i da se kupuje i da se prodaje te popuniti pripadajuće definicije Osnovnih i Prodajnih artikla.
Izvedeni artikli (napredno)
- Računala i programi služe da bi olakšali rad i poslovanje. S tim na umu napravljena je mogućnost Izvedenih artikala. Kao što im ime kaže takve artikle izvodimo iz drugih, prodajnih artikala koji su ujedno i osnovni. Izvedeni artikli kopiraju prodajne parametre prodajnih artikala a za normativ koriste dio prodajnog artikla i to preko standardne jedinice. Možda je najbolje da to pojasnimo na primjeru.
Uzmimo npr artikl Rakija.
Kažemo da rakiju vodimo u litrama (osnovna definicija) što nam povlači da je veza na osnovnu jedinicu (također litru) jedan. litra = 1 litra.
Za tu Rakiju kažemo da se i kupuje i prodaje (prodajna definicija), ali kažemo da se ne koristi kasi i da nema cijenu (da netko ne bi zabunom otkucao litru umjesto porcije). Za taj artikl sad napravimo dva Izvedena artikla kojima promijenimo nazive u Rakija 0,03 i Rakija 0,05 i promijenimo pripadajuće količine za rasknjižavanje na 0,03 i 0,05. Tim izvedenim artiklima označimo da se prodaju i da imaju cijenu i onis su nakon unosa cijene spremni za prodaju.
Do istog smo mogli doći i dužim putem: Prvo bi definirali osnovni artikl Rakija 1 l kao osnovni. Nakon toga bi definirali prodajni artikl Rakija 0,03 i u normativ bi mu stavili osnovni artikl Rakija 1 l s količinom 0,03. Nakon Toga bi definirali prodajni artikl Rakija 0,05 i u normativ bi stavili osnovni artikl Rakija 1 l s količinom 0,05. U konačnici je rezultat isti samo se uz izvedene artikle definicija napravi brže.
Idemo pokazati još jedan primjer na buteljama vina.
Odlučili smo da butelje vodimo u komadima jer nam je jednostavnije brojanje i praćenje te zaprimanje. S druge strane želimo neke butelje rastakati na deci i dva deci. E sad, butelje su 0,75 l tako da 1/10 boce nije deci nego 0,075. Jedan deci je 0,1333 boce (1/7,5), dva deci su 2,666 od boce (2/7,5). Ovakve brojke je nemoguće objasniti gostu koji je naručio čašu vina, a zašto i bi. Najbojlje je definirati prodajne artikle koji se zovu “Neka butelja” 0,1 i “Neka butelja” 0,2 koji u normativu imaju tu “Neku butelju” koju skidaju s količinom 0,133 l tj. 0,266 l. Kako bi to mogli napraviti brzo i pregledno poslužit ćemo se izvedenim artiklima:
Prvo definiramo artikl koji se kupuje i prodaje npr Jarec sivi pinot 0,75. To je butelja koju ćemo voditi u komadima koji se na osnovnu jedinicu (litru) vežu s faktorom 0,75. (butelja = 0,75 litara).
Iz ovog artikla izvedemo dva artikla kojima promijenimo imena u Jarec sivi pinot 0,1 i Jarec sivi pinot 0,2 te im u pripadajuće količine stavimo 0,1 litra i 0,2 litra.
Kako sad 0,1 litre i 0,2 litre? Gdje su nestali 0,1333 i 0,2666? Nisu nestali samo je program odradio matematiku umjesto vas uz pomoć odnosa skladišne jedinice i osnovne jedinice (butelja = 0,75 litara) – izvedeni artikl gleda osnovnu jedinicu i vi količinu definirate u njoj, a kod rasklnjižavanja on ju pretvara u skladišnu preko definirane mjere (u našem slučaju 0,75).
Zeznuto? Za početak možda i je, ali otvara velike mogućnosti. Svakako, ako vam nije jasno kako funkcionira NEMOJTE koristiti ovu mogućnost. Ovo je samo prečica za stvari koje se mogu napraviti standardnim putem.
Proizvodi (napredno)
- Za većinu artikala znate normative i materijal (osnovne artikle) trošite kada prodaje prodajne artikle. Međutim, ima situacija gdje se neki artikli prirede unaprijed, za to se utroši određeni materijal (osnovni artikli) a taj nastali artikl držite na skladištu i polako trošite. Primjera za to su vam: torte, bule za picu, temeljci, umaci, kolači, sladoled i sve drugo što pripremate unaprijed u količinama većim od porcije.
Drugi primjer su neke situacije u kojima ne znate koliko će se nečega konzumirati, avaša obaveza je osigurati zadovoljenje potražnje. To je primjer švedskih stolova, doručaka, banketa ili čak gableca (marendi). U ovim slučajevima vi naknadno konstatirate koliko ste čega potrošili i to rasknjižavate uz pokrivanje minusa nekog artikla za koji ste rekli da je vezan uz prodaju.
Oba ova slučaja najelegantnije rješavamo proizvodnjom. Što ona radi? U osnovi vi definirate što proizvodite i u kojoj količini će vam to sjesti na skladište te koliko materijala ste za to potrošili.
Proizvod je dakle artikl koji se vodi na skladištu (kupuje) i kojeg možemo “stvoriti” proizvodnjom. Proizvod može i ne mora imati normativ. Ako ima on će automatski biti predložen za rasknjižavanje, a ako nema onda ćemo sami upisati koje artikle i u kojoj količini smo utrošili da bi dobili tu količinu proizvoda.
U primjeru nam je najlakše to vidjeti po artiklu Gablec.
Za njega kažemo da se prodaje, kupuje i da je proizvod. Kada se proda npr 15 Gableca isto toliko će ih otići u minus na skladištu (artikl se kupuje i prodaje). Ovom artiklu nismo stavili normativ tako da kad odemo u proizvodnju moramo dodati ručno koje artikle i u kojoj količini smo ih potriošili. Recimo da je bio petak i potrošili smo na gablece 4 kile lignji, 2 kile plave ribe, 4 kg krumpira, 2 kg pommes frittes-a, litru ulja, dvije kg kupusa, 2 kg blitve, 0,7 kg brašna.
U drugom primjeru ćemo kao proizvod definirati Bulu samo ćemo sada definirati normativ 0,3 kg brašna, 0,03 l ulja, 0,0002 kg soli. Te Bule ćemo staviti u normative svih pizza i njihovom prodajom Bula će se skidati sa skladišta. S druge strane proizvodnjom ćemo stavljati Bule na skladište samo sada će rasknjižavanje ići automatski preko normativa i količine proizvedenih bula.