Priprema listi artikala

U prethodnom poglavlju opisani su artikli i kako se koriste. U ovo ćemo objasniti kako se pripremiti za unos temeljnih podataka u program kao bi vam kasniji posao bio što jednostavniji.

Neiskustvo se plaća, a iskustvo je blago. U nastavku ćemo navesti neka iskustvena pravila koja će vam olakšati život.

Zlatna pravila

• Držite svoju listu artikala što jednostavnijom. Ako ne morate ne komplicirajte. Primjer za to su vam npr. čajevi. Novopečeni ugostitelji imaju opravdanu i kvalificiranu želju da sve detaljno prate pa traže da se svaki čaj vodi posebno. Kako izdavanje računa ovisi o konobaru, vrste čajeva o dobavljaču velika je vjerojatnost da vam stanje čajeva nikada neće štimati. Uobičajeno je da se čajevi grupiraju u jednu ili dvije vrste na razini osnovnih artikala npr Čaj {vrećica} i Čaj posebni {vrečica}. Odluka o grupiranju je obično bazirana na cijeni.
  Ako baš želite da se u prodaji razlikuju vrste, da gost na računu dobije točno ono što je konzumirao, možete definirati puno prodajnih artikala, a svi da imaju u normativu jedan te isti Čaj {vrećica}
  

Rezultat? Na skladištu brojimo samo Čaj! liste su nam kraće, stanje je otpornije na greške.

Isti princip možemo primjeniti na:

• sokove (voćne, po brandu)
• meso (grupitramo samo u osnovne vreste mesa, već prema okvirnim cijenama)
• riba (plava, oborita, uzgoj, posebna)
• povrće (salate, sezonsko, gomoljasto, krumpir, začinsko)
• začini
• piva (pogotovo točena)
• vina (pogotovo rinfuzna)
• itd
  

Znači ono što izlazi na računu je jedno, a ono što ćemo rasknjižavati je drugo.

Kuharski recept nije knjigovodstveni normativ

• Često zadatak izrade liste artikala dobije kuhar koji u definiciji ide do zadnjeg detalja, pogotovo kod jasne specifikacije vrste namirnice. Nakon što on definira normative sjednite s njim i nastojte broj namirnica svesti na što je manju moguću mjeru koja vama omogućuje kontrolu. Nemojte se zanositi da ćete s detaljnijom specifikacijom imati bolju kontrolu, dapače. U ovom slučaju i te kako vrijedi uzrečica “manje je više”.
  Da ponovimo; normativi ne služe kao uputa za kuhanje nego kao kontrolno knjigovodstvena poluga koja će vam osigurati uspješno poslovanje. Pojednostavnite si život.
  

Čepovi se kupuju i prodaju

• “Čep” je kolokvijalni naziv za artikle koji se otvaraju pred gostom, primarno boce pića koje se prodaju na komade. Oni se prodaju onakvi kakvi su kupljeni i nema razloga da ih ne označite da se kupuju i prodaju.
  

Kod ulaza radite konverziju (zamjenu) naziva
Na računima po kojima vam roba ulazi na skladište piše svašta. Svatko ima svoj naziv za vaše artikle. Česta početnička greška je da vi svoj e artikle nazovete prema onima od dobavljača. Da ste trgovina to bi bilo u redu, ali u ugostiteljstvu tto nema smisla. Koristite gore navedena pravila pojednostavljivanja i kad kupujete robu koristite se primenovanjima. Znači ako vama na fakturi piše:
Čaj Kamilica 5 kutija
Čaj Voćni 1 kutija
Čaj zeleni 10 kutija
vi ćete tu robu zaprimati kao:

Čaj 100 vrećica
Čaj 20 vrećica
Čaj 200 vrećica

Ako postoji neka razlika u cijeni program će ju automatski usrednjiti tako da ne morate voditi računa o tome.
Ako vam kod ulaza nedostaje neki artikl u programu NIKADA NE OTVARAJTE NOVI već promijenite naziv i zavedite ga pod već postojeći. Kad bi samo dodavali artikle oni bi na skladištu bili do sudnjeg dana jer se ne koriste u niti jednom normativu.

Neke namirnice možete voditi kao trošak
Neke namirnice možete voditi mimo materijalnog knjigovodstva, kao trošak koji otpišete čim ga kupite. To može biti sol, ug. šećeri, začini i sl. Detaljnije informacije o tome ćete dobiti od svog knjigovođe.
Zašto si ne bi pojednostavili vođenje skladišta ako možete. Sitne artikle je skoro pa nemoguće kontrolirati, i iz njihovog praćenja nećete zaključiti bogznašto.

Prvo napravite detaljan popis onoga što ćete prodavati. Popis mora biti detaljan bez paušalnih definicija kao što su np Kole. Na računu ćete vjerojatno htjeti da piše Coca Cola 0,25, Coca Cola Zero 0,25 i sl, a ne Kole.

Prvo napravite popis pića koe ćete prodavati stavite ga u listu.
Za svako piće odmah definirajte i normativ.
Ako se artikl kupuje i prodaje označite ga kao takvog, njemu ne treba normativ.
Kada je sve gotovo grupirajte artikle u neke grupe
Pogledajte što možete pojednostavniti što se tiče artikala u normativima. Kako im smanjiti broj.
Ažurirajte normative s pojednostavljenim artiklima
Isto to napravite i s hranom.
Izbacite iz normative sve što možete voditi “na trošak”